Hướng dẫn cách sử dụng google drive theo mục đích người dùng

Trong số tất cả các dịch vụ lưu trữ đám mây và đồng bộ hóa tệp có sẵn, Google Drive được cho là tốt nhất. Bạn có thể tải dữ liệu lên hoặc tải xuống miễn là thiết bị truy cập có kết nối internet. Và đây cũng là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây dễ sử dụng nhất.

Truy cập vào Google Drive

Bước 1: Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn sẽ cần phải lập tài khoản Google trước khi tiếp tục với Drive. Quá trình đăng ký hoàn toàn miễn phí và làm như vậy sẽ giúp bạn truy cập dễ dàng, đồng bộ vào tất cả các dịch vụ của Google. Tài khoản miễn phí chỉ có 5GB dung lượng lưu trữ. Bạn sẽ phải trả phí nếu bạn muốn có hơn 15 GB dung lượng lưu trữ.

Tải xuống Google Chrome cũng không ảnh hưởng gì, do trình duyệt web phổ biến có một số tiện ích mở rộng và công cụ tích hợp tốt với Drive.

Bước 2: Khi bạn đã đăng ký (hoặc đăng nhập vào tài khoản hiện tại của mình), bạn có thể truy cập Drive thông qua trình duyệt hoặc ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động, hiện có sẵn cho cả Android và iOS. Những phiên bản tích hợp này hoàn toàn miễn phí với dung lượng 5GB.

Điều hướng

Sau khi đăng nhập vào Drive, hãy nhấp vào nút “New” màu xanh ở góc trên bên trái hoặc “My Drive”, nằm ở giữa màn hình. Trong ứng dụng di động, nhấn vào vòng tròn màu xanh với dấu cộng ở góc dưới bên phải. Thao tác này sẽ mở menu cho phép bạn tạo hoặc tải tệp lên Drive. Bạn có thể tạo một bảng tính, tài liệu, trình chiếu slideshow, biểu mẫu, bản vẽ và một loạt những thứ khác thông qua các ứng dụng của bên thứ ba.

Tải lên và chia sẻ tài liệu

tải lên tài liệu

Để tải tài liệu lên Drive, nhấp vào nút “Upload files” trong “New” hoặc “My Drive” và chọn tệp từ máy tính của bạn. Drive rất tốt cho sử dụng cá nhân, nhưng điều khiến nó khác biệt so với các dịch vụ đám mây khác là các công cụ cộng tác mạnh mẽ của nó. Nếu bạn cần làm việc từ xa với ai đó trong một dự án, bạn có thể chia sẻ tài liệu với họ và thay đổi cùng nhau trong thời gian thực.

Để chia sẻ tài liệu sau khi bạn đã tạo, hãy nhấp vào nút “share” sẻ ở góc trên bên phải, thêm cộng tác viên của bạn bằng địa chỉ email của họ và nhấp vào nút “Done” màu xanh ở dưới cùng của cửa sổ. Khi họ đã được cấp quyền truy cập, tài liệu sẽ hiển thị dưới tab “Shared with me” trong bảng điều khiển Drive, đồng thời liên kết đến tài liệu được chia sẻ, tài liệu này cũng sẽ được gửi đến hộp thư đến email của họ.

Bạn có thể sử dụng liên kết có thể chia sẻ ở góc trên bên phải của menu “Share with others” để gửi tệp qua văn bản hoặc dịch vụ nhắn tin khác.

Với google drive bạn có thể thấy người khác hiện đang chỉnh sửa tài liệu đã chia sẻ bằng cách nhìn ở góc trên bên phải của cửa sổ. Tên người truy cập sẽ được hiển thị bằng các màu khác nhau (hoặc với hình ảnh của tài khoản đã đăng ký).

Tải tài liệu và truy cập tập tin ngoại tuyến

Một tính năng hữu ích khác của Drive là khả năng xem và chỉnh sửa các tập tin ngay cả khi bạn không có quyền truy cập vào internet. Tất cả những gì bạn cần làm là tải xuống tiện ích mở rộng Google Docs Offline cho Google Chrome. Sau khi tải xuống – và được bật trong Drive settings – bạn có thể truy cập một số tệp nhất định (Docs, Sheets, và Slides) ngay cả không có internet trong vài giờ.

Tuy nhiên, một trong những nhược điểm của điều này là bạn chỉ có thể truy cập các tệp bạn đã tạo và chưa chia sẻ với bất kỳ ai. Bạn cũng phải đã mở Google Drive trong trình duyệt của mình để làm như vậy. Cũng có thể truy cập các tệp ngoại tuyến thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động, giả sử bạn đã bật chức năng trong Settings trước đó.

Chuyển đổi tài liệu

Cần chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc bạn bè để họ có thể cộng tác trên đó, nhưng bạn đã có tệp trong một chương trình tương tự khác? Miễn là các tài liệu ở định dạng chính xác, hầu hết các tệp có thể dễ dàng được chuyển đổi thành Google Docs, sau đó có thể được chia sẻ và có thể chỉnh sửa bởi nhiều người. Để làm điều này, chỉ cần tải lên tệp bạn muốn và mở nó trong Drive. Tiếp theo, nhấp vào menu “file” và chọn “Open with…”. Tùy thuộc vào loại tệp, Google sẽ đề xuất chương trình phù hợp để mở.

Hoàn nguyên về phiên bản cũ hơn của tài liệu

Một vấn đề lớn khi có nhiều người cùng truy cập là rất khó để sửa chữa một cái gì đó mà người khác làm hỏng. Rất may, bạn không phải lo lắng nếu bạn thấy mình trong một trong những tình huống này – Google có sự hỗ trợ của bạn. Drive được lập trình để lưu mọi phiên bản cập nhật của tài liệu của bạn trong 30 ngày hoặc 100 lần sửa đổi, tùy theo điều kiện nào đến trước. Điều này sẽ giúp bạn lấy lại phiên bản cũ khi cần thiết.

Để truy xuất bản sửa đổi cũ hơn của tài liệu, hãy mở tài liệu bạn muốn thay đổi, nhấp vào “file” và chọn “See revision history” ở phía dưới. Sau khi bạn chọn mục này, một thanh sẽ xuất hiện ở bên phải của tài liệu liệt kê các phiên bản trước theo thứ tự thời gian. Nhấp vào bất kỳ một trong số đó để có được một bản xem trước của phiên bản cụ thể. Nếu đó là cái bạn đang theo đuổi, hãy nhấp vào liên kết Khôi phục phiên bản màu xanh này và mọi thứ sẽ trở về trạng thái cũ.

Lời kết

Drive là một dịch vụ đồng bộ hóa tập tin hoặc một bộ phần mềm văn phòng. Ngoài phần mềm độc quyền của mình, Google cung cấp hàng tá ứng dụng của bên thứ ba thông qua Drive – ứng dụng cho phép bạn tạo sơ đồ, chỉnh sửa ảnh, xây dựng mô hình 3D, tạo bản phác thảo…. Các tệp được tạo trong các ứng dụng này sẽ được lưu và đồng bộ hóa với tài khoản Drive của bạn giống như bất kỳ ứng dụng Google nào.

Hướng dẫn cách sử dụng google drive theo mục đích người dùng
Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *